Świadectwo pracy – co musi zawierać i jak sprawdzić poprawność dokumentu

Świadectwo pracy potwierdza najważniejsze informacje o zakończonym zatrudnieniu. Na jego podstawie kolejny pracodawca może ustalić między innymi staż urlopowy, a instytucje publiczne mogą weryfikować przebieg ubezpieczenia i okresy potrzebne do przyznania określonych świadczeń. Dokument nie jest jednak zaświadczeniem o zarobkach ani opinią o pracowniku.

Najlepiej sprawdzić świadectwo pracy od razu po jego otrzymaniu. Szczególnej uwagi wymagają daty, wymiar etatu, sposób rozwiązania umowy, wykorzystany urlop oraz informacje o okresach nieskładkowych. Jeżeli dane są niezgodne ze stanem faktycznym, pracownik może wystąpić o ich sprostowanie w ustawowym terminie.

Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy

Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy pracodawca wydaje świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Jeżeli po zakończeniu jednej umowy pracodawca zamierza zawrzeć z tą samą osobą kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni, może wydać świadectwo obejmujące zakończony okres na wniosek pracownika. Wniosek może mieć postać papierową albo elektroniczną.

Jeżeli kolejna umowa z tym samym pracodawcą nie zostanie zawarta w ciągu 7 dni, pracodawca powinien wydać dokument bez konieczności składania wniosku. Co do zasady świadectwo przekazuje się w dniu ustania zatrudnienia. Gdy obiektywne przyczyny uniemożliwiają wydanie go tego dnia, pracodawca doręcza je w ciągu 7 dni.

Dokument może zostać wręczony osobiście albo wysłany na adres pracownika. W przypadku dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracodawca może przekazać świadectwo w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sam skan papierowego dokumentu nie zawsze będzie równoważny prawidłowo sporządzonemu dokumentowi elektronicznemu.

Jakie informacje musi zawierać dokument

Zakres danych wynika z przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Dokument powinien przedstawiać fakty dotyczące zatrudnienia, bez oceniania sposobu wykonywania obowiązków.

W zależności od sytuacji w świadectwie mogą znaleźć się także informacje o wykorzystaniu urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego, pracy w szczególnych warunkach albo szczególnym charakterze, okresach nieskładkowych, niezdolności do pracy oraz zajęciu wynagrodzenia za pracę.

Nie każdy punkt pojawi się w każdym dokumencie. Brak informacji dotyczącej urlopu wychowawczego czy zajęcia komorniczego nie jest błędem, jeżeli dana okoliczność nie dotyczyła pracownika.

Daty, etat i sposób rozwiązania umowy

Pierwszym krokiem jest porównanie świadectwa z umową o pracę, aneksami oraz dokumentem dotyczącym zakończenia zatrudnienia. Należy sprawdzić:

• datę rozpoczęcia pracy;
• datę ustania stosunku pracy;
• okresy zatrudnienia na poszczególnych umowach;
• wymiar czasu pracy, na przykład pełny etat, połowę etatu albo inną część etatu;
• stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, jeżeli informacja jest wymagana w danym wzorze;
• podstawę prawną oraz tryb rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.

Data ustania stosunku pracy nie zawsze jest tym samym co dzień przekazania dokumentów, wypłaty ostatniego wynagrodzenia lub zwrotu sprzętu. Jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem, trzeba sprawdzić, czy wskazano właściwy dzień zakończenia okresu wypowiedzenia. Przy porozumieniu stron istotna jest data ustalona przez strony w porozumieniu.

Tryb rozwiązania umowy powinien odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi sprawy. Inaczej opisuje się rozwiązanie za porozumieniem stron, wypowiedzenie przez pracownika, wypowiedzenie przez pracodawcę oraz rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Wątpliwości warto porównać z otrzymanym oświadczeniem o rozwiązaniu umowy, a nie tylko z ustnymi wyjaśnieniami działu kadr.

Urlop wypoczynkowy i inne uprawnienia

Świadectwo pracy wskazuje między innymi urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustało zatrudnienie. Wpis nie powinien automatycznie obejmować całego urlopu zaległego z wcześniejszych lat. Warto sprawdzić, czy liczba dni lub godzin odpowiada ewidencji czasu pracy i kartom urlopowym.

Przy zatrudnieniu tylko przez część roku urlop u danego pracodawcy jest co do zasady ustalany proporcjonalnie, z uwzględnieniem zasad dotyczących zmiany pracodawcy i wymiaru etatu. Dlatego nie należy samodzielnie oceniać wpisu wyłącznie na podstawie liczby 20 albo 26 dni. Znaczenie mogą mieć także:

• wcześniejsze zatrudnienie w tym samym roku;
• zmiana wymiaru etatu;
• urlop wykorzystany przed zmianą pracodawcy;
• urlop na żądanie;
• okresy urlopów związanych z rodzicielstwem.

Jeżeli w świadectwie podano dane o urlopie rodzicielskim, ojcowskim, wychowawczym lub bezpłatnym, należy porównać je z decyzjami, wnioskami i informacjami z akt osobowych. Pomyłka może mieć znaczenie przy składaniu wniosku o kolejne uprawnienie.

Okresy nieskładkowe i niezdolność do pracy

W dokumencie mogą być wykazywane okresy nieskładkowe oraz informacje o niezdolności do pracy w zakresie określonym przepisami. Nie każda choroba jest jednak wpisywana w ten sam sposób. Pracodawca powinien stosować aktualny wzór świadectwa i wskazywać dane wymagane dla konkretnego przypadku.

Szczególną ostrożność trzeba zachować przy liczbie dni wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego. Przepisy przewidują odrębne limity wynagrodzenia chorobowego, między innymi 33 dni w roku kalendarzowym, a dla pracownika, który ukończył 50 lat, 14 dni. Limit 14 dni stosuje się od roku kalendarzowego następującego po roku ukończenia 50 lat. Po wykorzystaniu limitu może powstać prawo do zasiłku chorobowego, ale sposób wykazania okresu zależy od rodzaju absencji i obowiązującego wzoru dokumentu.

Jeśli pracownik ma dokumentację potwierdzającą zwolnienia, świadczenie rehabilitacyjne albo urlop związany z rodzicielstwem, powinien porównać ją ze świadectwem. W razie rozbieżności nie należy samodzielnie dopisywać informacji na otrzymanym dokumencie. Właściwym rozwiązaniem jest pisemny wniosek o sprostowanie.

Jak sprawdzić świadectwo krok po kroku

Praktyczna kontrola dokumentu może wyglądać następująco:

Porównaj dane osobowe i dane pracodawcy z umową oraz dokumentem tożsamości.

Sprawdź każdą datę, w tym początek i koniec zatrudnienia oraz ewentualne okresy przerw.
3. Zweryfikuj rodzaj umowy i wymiar czasu pracy w całym okresie, którego dotyczy dokument.
4. Porównaj wpis o rozwiązaniu umowy z wypowiedzeniem, porozumieniem albo innym dokumentem kończącym zatrudnienie.
5. Sprawdź urlop wykorzystany w roku ustania zatrudnienia oraz informacje o urlopie na żądanie.
6. Zobacz, czy uwzględniono dotyczące ciebie urlopy rodzicielskie, wychowawcze i bezpłatne.
7. Porównaj dane o niezdolności do pracy i okresach nieskładkowych z ewidencją pracodawcy.
8. Sprawdź, czy informacja o zajęciu wynagrodzenia jest aktualna, jeżeli takie zajęcie występowało.
9. Zachowaj dokument razem z umowami, aneksami, wypowiedzeniem i potwierdzeniem doręczenia.

Świadectwo pracy nie wymaga podpisu pracownika potwierdzającego jego prawidłowość. Odbiór dokumentu nie pozbawia prawa do żądania sprostowania. Jeżeli odbierasz świadectwo osobiście, możesz poprosić o potwierdzenie daty wydania na kopii albo zachować wiadomość przewodnią. Przy przesyłce pocztowej zachowaj kopertę i potwierdzenie doręczenia.

Termin na sprostowanie błędu

Jeżeli świadectwo pracy zawiera nieprawidłowe dane, pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Wniosek powinien jasno wskazywać:

• które pole lub informacja jest błędna;
• jaka powinna być prawidłowa treść;
• z jakich dokumentów wynika żądana zmiana;
• sposób przekazania poprawionego świadectwa.

Wniosek najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo przekazać w sposób pozwalający ustalić datę doręczenia. Można dołączyć kopie umowy, wypowiedzenia, porozumienia, kart urlopowych lub innych dokumentów, ale warto zachować oryginały.

Pracodawca powinien zawiadomić pracownika o uwzględnieniu albo odmowie sprostowania w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Po uwzględnieniu żądania wydaje poprawione świadectwo. Jeżeli odmówi, pracownik może wystąpić do sądu pracy o sprostowanie dokumentu w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie. Gdy pracodawca nie odpowie, warto skonsultować dalszy termin z Państwową Inspekcją Pracy albo prawnikiem, ponieważ sposób liczenia terminu może zależeć od okoliczności doręczenia.

Jeżeli 14-dniowy termin na złożenie wniosku został przekroczony z przyczyn niezależnych od pracownika, można zwrócić się do pracodawcy o jego przywrócenie. Taki wniosek powinien wyjaśniać przyczynę opóźnienia i zostać złożony niezwłocznie po jej ustaniu.

Gdzie szukać pomocy

W sprawie oczywistej pomyłki, takiej jak błędna data albo literówka w danych osobowych, pierwszym kontaktem powinien być dział kadr lub pracodawca. Spór o tryb rozwiązania umowy, okresy zatrudnienia albo urlop może wymagać analizy całej dokumentacji.

Bezpłatnych informacji z zakresu prawa pracy udziela Państwowa Inspekcja Pracy. Inspekcja może pomóc wyjaśnić przepisy i przyjąć skargę dotyczącą naruszenia obowiązków pracodawcy, ale nie zastępuje sądu w rozstrzyganiu każdego indywidualnego sporu o treść dokumentu. W sprawach dotyczących świadczeń ubezpieczeniowych warto kontaktować się również z ZUS, zwłaszcza gdy urząd poprosi o dodatkowe dokumenty.

Podstawą prawną są przede wszystkim art. 97 Kodeksu pracy oraz przepisy wykonawcze dotyczące świadectwa pracy. Aktualne brzmienie Kodeksu pracy można sprawdzić w systemie ISAP: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141. Wzór i zakres informacji wynikają z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, którego tekst i zmiany są publikowane w Dzienniku Ustaw.

Co zrobić po otrzymaniu dokumentu

Nie podpisuj ani nie poprawiaj świadectwa własnoręcznie przed jego skopiowaniem. Zrób kopię lub skan, zapisz datę odbioru i zestaw dokumentów, z którymi porównywałeś dane. Jeżeli znajdziesz błąd, wyślij wniosek o sprostowanie przed upływem 14 dni.

Gdy dokument jest potrzebny nowemu pracodawcy, możesz przekazać kopię, a oryginał zachować w domowej dokumentacji. W razie zagubienia poproś byłego pracodawcę o odpis lub kopię z dokumentacji pracowniczej. Nie zakładaj jednak, że odtworzenie dokumentu po wielu latach będzie natychmiastowe, dlatego warto przechowywać świadectwa razem z umowami i innymi dowodami zatrudnienia.

Najważniejsze sprawdzenie obejmuje trzy daty: dzień rozpoczęcia pracy, dzień ustania zatrudnienia i dzień otrzymania świadectwa. Następnie porównaj tryb rozwiązania umowy oraz urlop wykazany za rok zakończenia pracy. Jeśli choć jedna z tych informacji się nie zgadza, przygotuj pisemny wniosek o sprostowanie i zachowaj dowód jego doręczenia.