Praca zdalna w 2025 roku: ryczałt, 24 dni okazjonalne i zasady kontroli

Praca zdalna w 2025 roku nie została uregulowana całkowicie nową ustawą obowiązującą od 1 stycznia. Podstawą pozostają przepisy Kodeksu pracy stosowane od 7 kwietnia 2023 roku. To ważne, ponieważ w obiegu nadal pojawiają się informacje o rzekomo nowych stawkach ryczałtu, corocznych obowiązkowych kontrolach domów czy ustawowym prawie do ignorowania wiadomości po godzinach. Takich jednolitych zasad nie wprowadzono.

Dla pracownika najważniejsze są trzy kwestie: czy wykonuje regularną, czy okazjonalną pracę zdalną, jakie koszty ma pokrywać firma oraz co zapisano w porozumieniu, regulaminie lub indywidualnym uzgodnieniu. Pracodawca powinien natomiast sprawdzić dokumentację, sposób obliczania ryczałtu, ocenę ryzyka i wyposażenie stanowiska.

Jakie przepisy obowiązują w 2025 roku?

Pracę zdalną regulują art. 67¹⁸–67³⁴ Kodeksu pracy. Może być ona wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Najczęściej jest to mieszkanie pracownika, ale strony mogą uzgodnić również inne miejsce.

Warunki pracy zdalnej można ustalić przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie nie zawsze wymaga aneksu w tradycyjnej formie pisemnej — przepisy dopuszczają także postać elektroniczną. Firma powinna jednak zadbać o trwały dokument potwierdzający miejsce pracy, jej wymiar i zasady rozliczania kosztów.

Pracodawca może jednostronnie polecić pracę zdalną tylko w określonych sytuacjach, między innymi podczas stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz przez 3 miesiące po ich odwołaniu. Jest to możliwe także wtedy, gdy z powodu siły wyższej firma czasowo nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy. Pracownik musi wcześniej złożyć oświadczenie, że ma odpowiednie warunki lokalowe i techniczne.

Nie ma natomiast ogólnej zasady pozwalającej pracodawcy wysłać zatrudnionego do domu wyłącznie dlatego, że jest to wygodniejsze organizacyjnie.

Regularna i okazjonalna praca zdalna

Kodeks pracy rozróżnia regularną pracę zdalną od pracy okazjonalnej. Różnica wpływa między innymi na obowiązek pokrywania kosztów i zakres wymaganej dokumentacji.

Okazjonalna praca zdalna przysługuje w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik składa wniosek papierowo albo elektronicznie, ale pracodawca nie musi go zaakceptować. Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok, a limit nie jest zwiększany tylko dlatego, że zatrudniony pracuje na część etatu.

Przy pracy okazjonalnej nie stosuje się części obowiązków dotyczących zapewniania narzędzi, pokrywania kosztów i tworzenia zakładowych zasad. Firma może dobrowolnie zapewnić sprzęt lub wypłacić świadczenie, lecz nie wynika to automatycznie z samego wykorzystania jednego z 24 dni.

Kiedy pracodawca powinien uwzględnić wniosek?

Wniosek o regularną pracę zdalną co do zasady podlega uzgodnieniu z pracodawcą. Kodeks pracy wskazuje jednak grupy, których wniosek firma powinna uwzględnić, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj obowiązków.

Szczególna ochrona obejmuje między innymi:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko, które nie ukończyło 4 lat,
• pracownika sprawującego opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli osoba ta ma orzeczenie o niepełnosprawności albo znacznym stopniu niepełnosprawności,
• rodziców dzieci posiadających wskazane w Kodeksie pracy zaświadczenia lub orzeczenia, w tym dotyczące niepełnosprawności i potrzeby kształcenia specjalnego.

Pracodawca może odmówić na przykład wtedy, gdy praca wymaga fizycznej obecności przy maszynie, obsługi klientów na miejscu, dostępu do dokumentacji, której nie można wynosić, albo wykonywania czynności wyłączonych z pracy zdalnej. Przyczyna nie powinna być pozorna ani sprowadzać się wyłącznie do stwierdzenia, że firma preferuje pracę biurową.

O przyczynie odmowy pracodawca informuje pracownika papierowo lub elektronicznie w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Kto płaci za sprzęt, energię i internet?

Przy regularnej pracy zdalnej pracodawca powinien zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania obowiązków. Odpowiada także za ich instalację, serwis, konserwację lub pokrycie związanych z tym kosztów.

Firma pokrywa również koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej. Przepisy nie wprowadzają jednak jednej ogólnopolskiej stawki za prąd i internet. Nie istnieje zatem ustawowy ryczałt wynoszący na przykład 50, 100 czy 150 zł miesięcznie dla każdego pracownika.

Kwota powinna wynikać z możliwej do obrony kalkulacji. Przy jej ustalaniu bierze się pod uwagę w szczególności:

• normy zużycia energii przez wykorzystywane urządzenia,
• liczbę godzin i dni pracy zdalnej,
• ceny energii,
• koszt usług telekomunikacyjnych potrzebnych do wykonywania obowiązków,
• normy zużycia materiałów i narzędzi,
• zakres korzystania ze sprzętu prywatnego.

Zamiast rozliczania rzeczywistych wydatków można ustalić ryczałt odpowiadający przewidywanym kosztom. Powinien on pozostawać w rozsądnej relacji do rzeczywistego sposobu pracy. Taka sama stawka może być stosowana wobec grupy pracowników korzystających z identycznego sprzętu i wykonujących pracę zdalną w podobnym wymiarze, jeżeli kalkulacja to uzasadnia.

Pokrycie kosztów, wypłata ekwiwalentu za używanie prywatnych narzędzi oraz prawidłowo obliczony ryczałt nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu przepisów podatkowych. Nie oznacza to jednak, że dowolne świadczenie nazwane przez firmę ryczałtem automatycznie korzysta z takiego rozliczenia.

Czy firma musi kupić biurko i krzesło?

Kodeks pracy nie zawiera prostego przepisu nakazującego zakup biurka i krzesła każdej osobie pracującej z domu. Pracodawca odpowiada jednak za organizację pracy zgodnie z wymaganiami BHP i musi zapewnić narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków. Zakres wyposażenia powinien wynikać z oceny ryzyka, rodzaju pracy oraz zakładowych ustaleń.

Od 17 listopada 2023 roku obowiązują zmienione wymagania dotyczące stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe. Jeśli pracownik korzysta z laptopa co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko powinno być wyposażone w monitor stacjonarny lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu. Potrzebne są również dodatkowa klawiatura i mysz.

Przy ustalaniu wyposażenia domowego stanowiska warto odpowiedzieć na cztery pytania:

Czy ekran można ustawić na odpowiedniej wysokości?

Czy pracownik ma osobną klawiaturę i mysz?
3. Czy blat pozwala wygodnie rozmieścić sprzęt i dokumenty?
4. Czy siedzisko umożliwia zachowanie stabilnej, ergonomicznej pozycji?

Jeżeli pracodawca dopuszcza korzystanie z prywatnego laptopa lub innych własnych narzędzi, strony powinny uzgodnić ekwiwalent pieniężny albo odpowiedni ryczałt. Sprzęt musi spełniać wymagania pozwalające na bezpieczne wykonywanie pracy i ochronę danych.

Okulary i soczewki dla pracownika zdalnego

Osoba pracująca zdalnie przy monitorze nie traci prawa do zapewnienia okularów lub soczewek kontaktowych. Uprawnienie nie jest specjalnym dodatkiem za home office — wynika z przepisów dotyczących stanowisk z monitorami ekranowymi i obejmuje pracowników używających monitora co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Podstawą jest zalecenie lekarza wydane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Pracodawca powinien zapewnić okulary albo soczewki kontaktowe zgodne z tym zaleceniem. Sposób rozliczenia, wymagane dokumenty i częstotliwość refundacji mogą zostać opisane w wewnętrznej procedurze.

Nie ma jednej ustawowej kwoty refundacji ani mechanizmu jej corocznej waloryzacji. Firma może ustalić zasady finansowania, ale powinny one umożliwiać realizację zaleceń lekarza. Pracownik planujący zakup powinien najpierw sprawdzić regulamin oraz wymagania dotyczące faktury lub rachunku.

Jak przygotować dokumenty?

Zasady pracy zdalnej ustala się w porozumieniu ze związkami zawodowymi, a jeśli nie działają one u pracodawcy — w regulaminie przyjętym po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Brak ogólnego regulaminu nie zawsze blokuje pracę zdalną. Warunki mogą zostać określone w porozumieniu zawartym bezpośrednio z pracownikiem albo w wydanym mu poleceniu.

Dokument określający zasady pracy zdalnej powinien regulować co najmniej:

• grupy pracowników, które mogą pracować zdalnie,
• zasady pokrywania kosztów energii i usług telekomunikacyjnych,
• sposób ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu,
• reguły porozumiewania się i potwierdzania obecności,
• sposób kontroli wykonywania pracy,
• zasady kontroli BHP,
• procedurę ochrony informacji i danych,
• sposób instalacji, serwisowania i inwentaryzacji sprzętu.

Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik powinien potwierdzić zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznej organizacji stanowiska. Składa też oświadczenie, że w uzgodnionym miejscu ma warunki lokalowe i techniczne pozwalające na wykonywanie obowiązków.

Samo oświadczenie pracownika nie zwalnia firmy z przygotowania oceny ryzyka, przekazania instrukcji ani zapewnienia wymaganych narzędzi.

Jak wygląda kontrola w domu?

Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, przestrzeganie zasad BHP oraz procedur bezpieczeństwa i ochrony informacji. Kontrola w mieszkaniu nie może jednak odbywać się bez zapowiedzi.

Termin i warunki wizyty trzeba uzgodnić z pracownikiem. Kontrolę przeprowadza się w godzinach jego pracy, w sposób nienaruszający prywatności domowników i nieutrudniający korzystania z pomieszczeń mieszkalnych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Firma nie zyskuje prawa do swobodnego przeszukiwania mieszkania. Kontrola powinna ograniczać się do uzgodnionego miejsca wykonywania pracy i kwestii związanych z obowiązkami służbowymi.

Jeżeli zostaną stwierdzone uchybienia, pracodawca może zobowiązać pracownika do ich usunięcia w wyznaczonym terminie. Może również cofnąć zgodę na pracę zdalną, gdy nieprawidłowości nie zostaną usunięte. Wizyta nie musi odbywać się co roku — Kodeks pracy nie ustanawia jednolitej, corocznej częstotliwości kontroli każdego domowego stanowiska.

Kontakt po godzinach i prawo do odpoczynku

W 2025 roku polski Kodeks pracy nie przewiduje odrębnego, powszechnego „prawa do bycia offline” o szczegółowo określonych zasadach. Pracownika zdalnego nadal chronią jednak przepisy o czasie pracy, nadgodzinach i odpoczynku.

Co do zasady zatrudniony ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie oraz co najmniej 35 godzin odpoczynku tygodniowego. Praca z domu nie oznacza stałego dyżuru ani obowiązku odpowiadania na każdą wiadomość po zakończeniu rozkładowych godzin.

Firma powinna jasno określić przedziały dostępności, kanały kontaktu oraz sposób zlecania pracy nadliczbowej. Samo wysłanie wiadomości wieczorem nie zawsze oznacza polecenie pracy, ale oczekiwanie natychmiastowej odpowiedzi i regularne wykonywanie zadań poza harmonogramem może prowadzić do sporu o nadgodziny.

Dobrym rozwiązaniem organizacyjnym jest zapisanie, że wiadomości wysłane po godzinach wymagają reakcji dopiero w kolejnym dniu pracy, chyba że pracownik pełni wcześniej ustalony dyżur.

Praca zdalna z zagranicy wymaga osobnej zgody

Zgoda na pracę zdalną nie oznacza automatycznie możliwości wykonywania obowiązków z dowolnego państwa. Miejsce pracy musi zostać uzgodnione z pracodawcą, dlatego wyjazd za granicę bez jego wiedzy może naruszać ustalone warunki.

Przed wyrażeniem zgody firma powinna sprawdzić:

• prawo pracy właściwe dla miejsca wykonywania obowiązków,
• zasady podatkowe,
• ubezpieczenia społeczne i ewentualny obowiązek uzyskania dokumentu A1,
• legalność pobytu i pracy,
• bezpieczeństwo danych oraz możliwość ich przesyłania,
• ograniczenia dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa.

Szczególne znaczenie ma czas pobytu, państwo docelowe oraz to, czy pracownik wykonuje obowiązki wyłącznie na rzecz polskiego pracodawcy. Nie istnieje jedna uproszczona procedura, która w każdym przypadku automatycznie rozwiązuje kwestie ZUS i podatków.

Lista kontrolna przed rozpoczęciem pracy zdalnej

Pracownik powinien przed pierwszym dniem sprawdzić:

• czy uzgodniono dokładne miejsce wykonywania pracy,
• czy forma pracy jest regularna, hybrydowa czy okazjonalna,
• kto zapewnia laptop, monitor, klawiaturę i mysz,
• jaka jest kwota ryczałtu i z czego wynika jej obliczenie,
• jakie godziny dostępności obowiązują,
• jak zgłaszać awarie i incydenty dotyczące danych,
• jakie dokumenty są potrzebne do refundacji okularów lub soczewek,
• na jakich zasadach może odbyć się kontrola.

Pracodawca powinien dodatkowo zweryfikować ocenę ryzyka, informację BHP, procedury ochrony danych, kalkulację kosztów i zgodność domowego stanowiska z wymaganiami dotyczącymi monitorów ekranowych. Jeżeli ryczałt ustalono kilka lat wcześniej, warto sprawdzić, czy nadal odpowiada cenom energii, zakresowi pracy i używanemu sprzętowi.

Gdzie sprawdzić podstawę prawną?

Aktualne zasady należy weryfikować przede wszystkim w oficjalnych aktach prawnych, a nie w zapowiedziach projektów ustaw. Najważniejsze źródła to:

• Kodeks pracy, w szczególności art. 67¹⁸–67³⁴: https://eli.gov.pl/eli/DU/1974/141/ogl
• ustawa z 1 grudnia 2022 roku wprowadzająca pracę zdalną do Kodeksu pracy: https://eli.gov.pl/eli/DU/2023/240/ogl
• rozporządzenie zmieniające wymagania dla stanowisk z monitorami ekranowymi: https://eli.gov.pl/eli/DU/2023/2367/ogl
• informacje Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczące pracy zdalnej: https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna

Jeżeli regulamin firmy przewiduje rozwiązania mniej korzystne niż Kodeks pracy, pracownik może poprosić dział kadr o wskazanie podstawy prawnej i przedstawienie kalkulacji ryczałtu. W przypadku dalszych wątpliwości można skorzystać z porady Państwowej Inspekcji Pracy albo prawnika zajmującego się prawem pracy.