Umowa na czas określony to jedna z najpopularniejszych form zatrudnienia w Polsce. W 2025 roku wciąż obowiązują przepisy, które ograniczają długość i liczbę przedłużeń takich kontraktów. Wiele osób – zarówno pracowników, jak i przedsiębiorców – ma wątpliwości, jak prawidłowo liczyć limit 33 miesięcy, kiedy umowa automatycznie przekształca się w stałą oraz jakie są dopuszczalne podstawy wypowiedzenia.
W tym artykule wyjaśniamy aktualne zasady, pokazujemy konkretne przykłady i wskazujemy, na co uważać, aby nie naruszyć prawa pracy.
Limity czasowe i liczba prolongat
Podstawą prawną jest art. 25¹ Kodeksu pracy. Okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba zawartych między tymi samymi stronami umów terminowych nie może być większa niż trzy.
Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów oznacza, że od następnego dnia po upływie 33 miesięcy lub po czwartej umowie strony są traktowane jakby zawarły umowę na czas nieokreślony. Nie trzeba podpisywać nowego dokumentu – następuje przekształcenie z mocy prawa.
| Sytuacja | Limit | Konsekwencja przekroczenia |
|---|---|---|
| Łączny czas trwania kolejnych umów terminowych | 33 miesiące | Przekształcenie w umowę na czas nieokreślony |
| Liczba umów terminowych (nie licząc okresu próbnego) | 3 | Od 4. umowy – uznanie za stałą |
| Przerwa między umowami dłuższa niż 3 miesiące | Brak doliczania poprzedniego stażu | Nowy okres limitu zaczyna się od zera |
| Umowa na zastępstwo | Bez limitu 33 miesięcy i 3 umów | Nie podlega ogólnym ograniczeniom |
Jak liczyć 33 miesiące?
Do limitu wlicza się wszystkie kolejne umowy terminowe między tymi samymi stronami, niezależnie od przerw między nimi – pod warunkiem że przerwa nie przekracza 3 miesięcy. Jeśli przerwa jest dłuższa, poprzedni okres zatrudnienia nie jest doliczany.
Przykład: Pracownik podpisał umowę na 12 miesięcy, potem na 10 miesięcy, a następnie na 14 miesięcy. Łączny czas to 36 miesięcy, czyli o 3 miesiące więcej niż dopuszczalne 33. Czwarta umowa (lub przedłużenie trzeciej) automatycznie staje się stała.
Ważne: Do limitu nie wlicza się okresu próbnego, chyba że strony celowo nadużywają umów na okres próbny, aby obejść przepisy.
Kiedy można wypowiedzieć umowę na czas określony?
Od 2023 roku każda umowa na czas określony może być wypowiedziana przez każdą ze stron. Wcześniej wypowiedzenie było możliwe tylko wtedy, gdy umowa została zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy i strony przewidziały taką możliwość w kontrakcie. Obecnie przepisy są prostsze.
Okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy:
- do 6 miesięcy zatrudnienia – 2 tygodnie,
- od 6 miesięcy do 3 lat – 1 miesiąc,
- powyżej 3 lat – 3 miesiące.
Do stażu wlicza się również poprzednie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, jeśli przerwa między nimi nie przekroczyła 3 miesięcy.
Pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia, jeśli umowa została zawarta na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy. W przypadku krótszych kontraktów przyczyna nie jest wymagana, ale warto ją wskazać, aby uniknąć zarzutu dyskryminacji.
Wyjątki od limitów
Nie wszystkie umowy terminowe podlegają limitom 33 miesięcy i 3 umów. Ustawodawca przewidział kilka wyjątków:
- Umowa na zastępstwo – zawierana w celu zastąpienia nieobecnego pracownika. Może być przedłużana wielokrotnie, dopóki trwa przyczyna nieobecności.
- Umowa zawarta na czas wykonywania pracy dorywczej lub sezonowej – dotyczy branż, w których zatrudnienie jest naturalnie ograniczone do określonego sezonu (np. rolnictwo, turystyka).
- Umowa zawarta na czas kadencji – np. w przypadku dyrektorów instytucji publicznych.
- Praca nakładcza oraz umowy z członkami zarządu – nie podlegają Kodeksowi pracy w zakresie limitów.
W praktyce najwięcej wątpliwości budzi umowa na zastępstwo. Pracodawcy często próbują stosować ją również w sytuacjach, które nie są faktycznym zastępstwem – wtedy inspekcja pracy może zakwestionować taką umowę.
Przykłady z życia – jak działają limity w praktyce
Przykład 1: Pani Anna pracuje w sklepie od 1 stycznia 2023 na podstawie trzech kolejnych umów terminowych: 6 miesięcy, 12 miesięcy, 12 miesięcy. Łącznie 30 miesięcy. Pracodawca chce przedłużyć umowę na kolejne 6 miesięcy. Będzie to czwarta umowa, ale łączny czas to 36 miesięcy – przekroczony limit 33 miesięcy. Od 1. dnia po 33. miesiącu umowa staje się stała.
Przykład 2: Pan Piotr pracuje w firmie IT na podstawie dwóch umów terminowych: 24 miesiące i 12 miesięcy. Łącznie 36 miesięcy. Po 33 miesiącach umowa automatycznie przekształciła się w stałą. Pracodawca nie może nalegać na podpisanie kolejnej terminówki.
Przykład 3: Firma budowlana zatrudnia pracownika na sezon od kwietnia do października co roku przez 4 lata. Każda umowa to 7 miesięcy. Łączny czas po 4 sezonach to 28 miesięcy – poniżej limitu. Jednak liczba umów to już 4, więc czwarta umowa powinna być traktowana jako stała, chyba że firma wykaże, że przerwy między sezonami (listopad–marzec) przekraczają 3 miesiące – wtedy każdy sezon liczy się osobno.
Zmiany w prawie w 2024 i 2025 roku
W ostatnich latach nie wprowadzono rewolucyjnych zmian w zakresie umów terminowych, ale warto odnotować kilka korekt:
- Od 2023 roku – możliwość wypowiedzenia każdej umowy na czas określony (wcześniej tylko dla umów dłuższych niż 6 miesięcy).
- Od 2024 roku – doprecyzowanie zasad wliczania okresu próbnego do limitu 33 miesięcy (nie wlicza się, chyba że strony nadużywają instytucji okresu próbnego).
- W 2025 roku – planowane są konsultacje nad uproszczeniem przepisów dotyczących umów na zastępstwo, ale na razie nie ma gotowego projektu.
W praktyce największym wyzwaniem dla pracodawców pozostaje prawidłowe monitorowanie łącznego czasu zatrudnienia i liczby umów. Wiele firm wciąż popełnia błędy, które kończą się roszczeniami pracowników o uznanie umowy za stałą.
Co zrobić, gdy pracodawca przekracza limity?
Pracownik, który uważa, że jego umowa powinna być przekształcona w stałą, może:
Zwrócić się do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o potwierdzenie, że umowa jest traktowana jako stała.
2. W razie odmowy – złożyć pozew do sądu pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy na czas nieokreślony.
3. Zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), która może przeprowadzić kontrolę.
Warto pamiętać, że sądy pracy często orzekają na korzyść pracownika, jeśli pracodawca nie prowadzi dokładnej ewidencji czasu zatrudnienia.
Najczęstsze błędy pracodawców
| Błąd | Skutek |
|---|---|
| Nieprawidłowe liczenie przerw krótszych niż 3 miesiące | Doliczenie poprzedniego stażu – ryzyko przekroczenia limitu |
| Stosowanie umów na zastępstwo bez faktycznej nieobecności | Uznanie umowy za zwykłą terminową – podlega limitom |
| Podpisywanie czwartej umowy bez sprawdzenia łącznego czasu | Automatyczne przekształcenie w stałą od pierwszego dnia |
| Brak ewidencji łącznego czasu zatrudnienia | Trudność w obronie przed roszczeniami pracownika |
Podsumowanie – na co zwrócić uwagę w 2025 roku
Umowa na czas określony w 2025 roku to wciąż narzędzie, które daje pracodawcy elastyczność, ale podlega ścisłym limitom. Dla pracownika oznacza ochronę przed wieloletnim zatrudnieniem na niepewnych warunkach.
Kluczowe zasady:
- Łączny czas zatrudnienia na podstawie umów terminowych nie może przekroczyć 33 miesięcy.
- Maksymalnie trzy umowy terminowe (bez okresu próbnego) między tymi samymi stronami.
- Przerwa dłuższa niż 3 miesiące resetuje licznik.
- Każdą umowę na czas określony można wypowiedzieć – z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
- Umowa na zastępstwo oraz sezonowa nie podlegają limitom, ale muszą być stosowane zgodnie z rzeczywistym celem.
Zanim podpiszesz kolejną umowę terminową, sprawdź, ile czasu już przepracowałeś u tego pracodawcy i ile umów podpisałeś. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z prawnikiem lub skontaktuj się z Państwową Inspekcją Pracy. W przypadku pracodawców – prowadź dokładną ewidencję, aby uniknąć nieświadomego przekształcenia umowy w stałą.
Źródła i weryfikacja
Materiał przygotowano jako praktyczną notatkę redakcyjną. Przed decyzjami prawnymi, finansowymi lub urzędowymi sprawdzaj dane w źródle pierwotnym.
- Oficjalne źródła i weryfikacja redakcyjna