Świadectwo pracy: termin wydania, zawartość i poprawianie błędów

Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym po zakończeniu stosunku pracy. Zawiera informacje potrzebne między innymi kolejnemu pracodawcy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oraz urzędowi pracy. Nie jest opinią ani referencją — pracodawca ma obowiązek podać w nim informacje określone przez przepisy.

Dokument warto dokładnie przeczytać zaraz po otrzymaniu. Nieprawidłowy wymiar etatu, liczba wykorzystanych dni urlopu albo błędna podstawa rozwiązania umowy mogą później utrudnić ustalenie uprawnień pracowniczych lub świadczeń.

Opracowanie redakcyjne: zespół Praca Gazeta

Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy

Zasadniczo pracodawca powinien wydać dokument w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Obowiązek ten nie zależy od rozliczenia sprzętu, oddania identyfikatora, podpisania karty obiegowej ani spłaty ewentualnego zadłużenia wobec firmy.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych przekazanie dokumentu w ostatnim dniu zatrudnienia nie jest możliwe, pracodawca powinien dostarczyć go pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w ciągu siedmiu dni. Może skorzystać z operatora pocztowego lub innego sposobu doręczenia.

Odrębna zasada dotyczy sytuacji, w której ten sam pracodawca zamierza zawrzeć z pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu siedmiu dni od zakończenia poprzedniej. W takim przypadku dokument nie musi zostać wydany automatycznie. Pracownik może jednak o niego wystąpić w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca ma siedem dni na realizację wniosku.

Co zawiera świadectwo pracy

Zakres informacji określają Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Dokument powinien odzwierciedlać faktyczny przebieg konkretnego zatrudnienia.

Należy w nim sprawdzić przede wszystkim:

• okres zatrudnienia oraz wymiar czasu pracy;
• rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje;
• tryb i podstawę prawną rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy;
• wymiar urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku zakończenia zatrudnienia;
• wykorzystanie urlopu bezpłatnego, ojcowskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego, jeżeli dotyczy;
• liczbę dni, za które wypłacono wynagrodzenie chorobowe;
• wykorzystanie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego, jeżeli miało miejsce;
• okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu uprawnień emerytalnych lub rentowych;
• informację o zajęciu wynagrodzenia, jeżeli było prowadzone postępowanie egzekucyjne.

Na żądanie pracownika w dokumencie mogą zostać podane także informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Pracodawca nie powinien natomiast zamieszczać dowolnych ocen dotyczących jakości pracy, konfliktów w zespole czy powodów osobistych związanych z odejściem.

Jak sprawdzić dokument po otrzymaniu

Kontrolę najlepiej przeprowadzić, porównując dokument z umową, aneksami, wypowiedzeniem lub porozumieniem rozwiązującym umowę oraz ewidencją urlopów.

Szczególnej uwagi wymagają:

daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia;

wszystkie zmiany wymiaru etatu;
3. nazwy stanowisk i okresy ich zajmowania;
4. tryb zakończenia stosunku pracy;
5. liczba wykorzystanych dni urlopu;
6. okresy urlopów związanych z rodzicielstwem;
7. dane pracownika i pracodawcy.

Samo świadectwo nie przesądza o ważności rozwiązania umowy. Jeżeli spór dotyczy na przykład zasadności wypowiedzenia albo rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, obowiązują odrębne terminy na wniesienie odwołania do sądu pracy. Wniosek o sprostowanie dokumentu nie zastępuje takiego odwołania.

Jak poprawić błąd

Pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu. Dla celów dowodowych bezpieczniej złożyć wniosek w sposób pozwalający potwierdzić datę doręczenia, na przykład osobiście za pokwitowaniem albo listem poleconym.

We wniosku należy wskazać:

• dane pracownika;
• datę otrzymania dokumentu;
• konkretną pozycję wymagającą zmiany;
• prawidłową treść;
• krótkie uzasadnienie;
• dokumenty potwierdzające żądanie, jeśli są dostępne.

Jeżeli pracodawca uwzględni wniosek, powinien wydać nowe świadectwo. W razie odmowy musi zawiadomić o tym pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej. Od otrzymania odmowy pracownik ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy z żądaniem sprostowania.

Przykładowa treść wniosku

„Wnoszę o sprostowanie świadectwa pracy otrzymanego 10 czerwca 2025 r. w części dotyczącej wymiaru czasu pracy. W okresie od 1 stycznia do 31 maja 2025 r. byłem zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a nie na 1/2 etatu, jak wskazano w dokumencie. Proszę o wydanie poprawionego świadectwa pracy”.

Treść trzeba dostosować do rzeczywistego błędu. Do wniosku można dołączyć kopię umowy lub aneksu, ale pracodawca powinien również dysponować własną dokumentacją zatrudnienia.

Co zrobić, gdy dokument nie został wydany

Najpierw warto skierować do pracodawcy pisemne wezwanie do niezwłocznego wydania dokumentu. Należy zachować kopię pisma oraz dowód jego doręczenia.

Niewydanie świadectwa w terminie może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracownik może zwrócić się do właściwego okręgowego inspektoratu pracy. Jeżeli brak dokumentu spowodował szkodę — na przykład uniemożliwił podjęcie nowej pracy — możliwe jest także dochodzenie odszkodowania na zasadach określonych w Kodeksie pracy.

Przed podjęciem dalszych działań należy zapisać datę zakończenia zatrudnienia, zgromadzić korespondencję z firmą i ustalić, czy pracodawca podjął próbę doręczenia dokumentu na znany mu adres.

Podstawa prawna i ostatnie kontrole

Podstawowe zasady wynikają z Kodeksu pracy, w szczególności z art. 97, oraz z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Ponieważ przepisy i wzory dokumentów mogą być nowelizowane, przed złożeniem wniosku lub pozwu warto sprawdzić aktualne brzmienie aktów w Elektronicznym Dzienniku Ustaw.

Praktyczna kolejność działania to: porównać dokument z umowami i ewidencją urlopową, zapisać datę jego odbioru, wskazać każdy błąd osobno oraz zachować dowód złożenia wniosku. W przypadku sporu o tryb zakończenia zatrudnienia lub poniesioną szkodę pomocna może być konsultacja z Państwową Inspekcją Pracy, związkiem zawodowym albo prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.