Zatrudnienie cudzoziemca spoza Unii Europejskiej w Polsce wiąże się z obowiązkami, które spoczywają na pracodawcy. To Ty, jako podmiot powierzający pracę, musisz upewnić się, że kandydat ma prawo do legalnego wykonywania obowiązków na terytorium RP. Zaniedbanie tego obowiązku grozi karą grzywny, a w skrajnych przypadkach nawet ograniczeniem wolności. Poniżej przedstawiamy, jakie dokumenty sprawdzić i gdzie szukać potwierdzenia legalności pobytu i pracy.
Podstawa prawna – co mówi ustawa
Obowiązek weryfikacji legalności zatrudnienia cudzoziemca wynika z ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2012 poz. 769). Pracodawca, który powierza pracę cudzoziemcowi bez wymaganego zezwolenia lub dokumentu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. W przypadku uporczywego naruszania przepisów, sąd może orzec karę ograniczenia wolności.
Jakie dokumenty musi posiadać cudzoziemiec
Przed podpisaniem umowy, pracodawca powinien zażądać od kandydata następujących dokumentów:
Paszport lub inny dokument podróży – musi być ważny przez cały okres zatrudnienia.
Karta pobytu lub wiza – dokument potwierdzający legalność pobytu w Polsce.
3. Zezwolenie na pracę – wydawane przez wojewodę właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy, lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (w przypadku obywateli 6 krajów: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy).
Dla obywateli Ukrainy, którzy przybyli po 24 lutego 2022 r., obowiązują szczególne przepisy na podstawie specustawy. Legalność ich pobytu potwierdza numer PESEL UKR oraz wpis do rejestru pobytów.
Gdzie zweryfikować dokumenty
Nie wystarczy jedynie obejrzeć dokument. Pracodawca ma możliwość sprawdzenia autentyczności zezwolenia na pracę w systemie teleinformatycznym Obywatel.gov.pl lub bezpośrednio w urzędzie wojewódzkim, które wydało zezwolenie. Weryfikacja polega na podaniu numeru zezwolenia i danych cudzoziemca.
W przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy, można je sprawdzić w powiatowym urzędzie pracy, do którego zostało złożone. Warto pamiętać, że oświadczenie musi być zarejestrowane w urzędzie, a cudzoziemiec może na jego podstawie pracować maksymalnie 24 miesiące.
Tabela: Najczęstsze dokumenty i sposób weryfikacji
| Dokument | Kto wydaje | Gdzie sprawdzić | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Zezwolenie na pracę typu A | Wojewoda | Urząd wojewódzki / Obywatel.gov.pl | Wymagane dla większości cudzoziemców spoza UE |
| Oświadczenie o powierzeniu pracy | Powiatowy urząd pracy (rejestracja) | Powiatowy urząd pracy | Dotyczy obywateli 6 krajów (Ukraina, Białoruś itd.) |
| Karta pobytu | Urząd wojewódzki (wydział ds. cudzoziemców) | Urząd wojewódzki | Potwierdza legalny pobyt, nie zawsze uprawnia do pracy |
| Wiza krajowa (typ D) | Konsul RP za granicą | System Pobyt | Musi zawierać adnotację „dostęp do rynku pracy” |
Co grozi za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca
Kary są wymierne i dotkliwe finansowo. Zgodnie z art. 120 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, pracodawca, który powierza pracę cudzoziemcowi bez wymaganego zezwolenia, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Dodatkowo, jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce nielegalnie, pracodawca może zostać ukarany na podstawie ustawy o skutkach powierzania pracy cudzoziemcom – grzywna wynosi wtedy minimum 3000 zł.
W praktyce, kontrole przeprowadzają Straż Graniczna oraz Państwowa Inspekcja Pracy. W 2023 roku Straż Graniczna ujawniła ponad 6 tysięcy przypadków nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców, a najwięcej naruszeń dotyczyło braku zezwolenia na pracę.
Krok po kroku – jak uniknąć błędów
Poproś kandydata o paszport i sprawdź datę ważności.
Zapytaj o podstawę pobytu – karta pobytu, wiza, wiza Schengen, wjazd bez wizy.
3. Sprawdź, czy cudzoziemiec posiada zezwolenie na pracę lub oświadczenie – poproś o kopię dokumentu.
4. Zweryfikuj numer zezwolenia w urzędzie wojewódzkim lub na Obywatel.gov.pl.
5. Upewnij się, że zezwolenie jest ważne na stanowisko, rodzaj umowy i miejsce pracy, które oferujesz.
6. Przechowuj kopie dokumentów w aktach osobowych przez cały okres zatrudnienia i 3 lata po jego zakończeniu.
Co jeśli dokumentów brakuje lub są nieaktualne
Jeśli cudzoziemiec nie ma ważnego zezwolenia na pracę, możesz samodzielnie wystąpić o jego wydanie do wojewody. Procedura trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy. W okresie oczekiwania cudzoziemiec może legalnie przebywać w Polsce, jeśli posiada wizę lub kartę pobytu, ale nie może podjąć pracy, dopóki decyzja nie zostanie wydana.
W przypadku obywateli Ukrainy z PESEL UKR, dokumentem potwierdzającym legalność pobytu jest wpis do rejestru pobytów – można go sprawdzić w urzędzie gminy lub przez Internetowe Konto Użytkownika (IKU) na stronie gov.pl.
Gdzie szukać pomocy
Urząd wojewódzki – wydział ds. cudzoziemców – prowadzi postępowania w sprawie zezwoleń na pracę.Powiatowy urząd pracy – rejestruje oświadczenia o powierzeniu pracy.Państwowa Inspekcja Pracy – udziela porad prawnych i przeprowadza kontrole.Obywatel.gov.pl – portal umożliwiający weryfikację zezwoleń na pracę.
Pamiętaj, że odpowiedzialność za legalność zatrudnienia spoczywa wyłącznie na pracodawcy. Przed podpisaniem umowy zawsze żądaj oryginałów dokumentów i samodzielnie je weryfikuj. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem lub doradcą ds. cudzoziemców.
Źródła i weryfikacja
Materiał przygotowano jako praktyczną notatkę redakcyjną. Przed decyzjami prawnymi, finansowymi lub urzędowymi sprawdzaj dane w źródle pierwotnym.
- Oficjalne źródła i weryfikacja redakcyjna