Rok 2025 przynosi szereg modyfikacji w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej. Część z nich wynika z dostosowania polskiego prawa do unijnych regulacji, inne to efekt zmian w Kodeksie pracy przyjętych w ostatnich latach. Dla działów kadr i małych firm oznacza to konieczność weryfikacji dotychczasowych procedur. Poniżej przedstawiamy najważniejsze nowości.
Elektroniczne akta osobowe – standard, a nie wyjątek
Od 1 stycznia 2025 roku pracodawcy mają obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, jeśli zatrudniają co najmniej 50 osób. Dla mniejszych firm to opcja, ale coraz więcej ekspertów zaleca wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów jeszcze przed terminem.
Elektroniczne akta osobowe (EAO) muszą spełniać wymogi rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Oznacza to m.in.:
– stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego,
– zapewnienie integralności i autentyczności dokumentów,
– przechowywanie danych w systemie uniemożliwiającym ich przypadkowe usunięcie.
W praktyce wiele firm już dziś korzysta z systemów HR do prowadzenia ewidencji. Nowe przepisy uszczegóławiają jednak wymagania techniczne i organizacyjne.
Krótszy czas przechowywania akt osobowych
Dotychczas pracodawcy musieli przechowywać akta osobowe przez 50 lat od zakończenia zatrudnienia. Od 2025 roku okres ten skraca się do 10 lat. To znaczące ułatwienie, szczególnie dla firm z dużą rotacją kadr.
| Okres zatrudnienia | Dotychczasowy obowiązek | Nowy obowiązek (od 2025) |
|---|---|---|
| Zakończone przed 2025 | 50 lat | 10 lat od 2025 |
| Zakończone w 2025 lub później | 50 lat | 10 lat od zakończenia |
| Umowy cywilnoprawne | 50 lat | 10 lat |
Ważne: skrócony okres dotyczy dokumentów, które powstały po 1 stycznia 2025 roku. Wcześniejsze akta wciąż podlegają starym zasadom, chyba że pracodawca zdecyduje się na ich selektywne usunięcie po upływie 10 lat od zakończenia zatrudnienia.
Nowe wzory dokumentów i obowiązki informacyjne
Wraz z nowelizacją Kodeksu pracy z 2023 roku (wchodzącą w pełni w życie w 2025) zmieniają się wzory niektórych dokumentów. Pracodawca musi dostarczyć pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia w formie pisemnej lub elektronicznej, a zakres danych jest szerszy niż dotychczas.
Nowe obowiązki obejmują:
– wskazanie dziennej i tygodniowej normy czasu pracy,
– określenie zasad wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny,
– informację o trybie rozwiązania umowy,
– obowiązek pouczenia o prawie do szkoleń.
Brak aktualizacji wzorców może skutkować karą grzywny od 1000 do 30 000 zł.
Elektroniczne zwolnienia lekarskie i wnioski urlopowe
Od 2025 roku wszystkie zwolnienia lekarskie są wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej (e-ZLA). Pracodawca ma obowiązek przyjęcia i archiwizacji tych dokumentów w systemie. To samo dotyczy wniosków urlopowych – jeśli firma wdrożyła system elektroniczny, pracownik może składać wnioski w formie cyfrowej, a pracodawca nie może wymagać dodatkowej wersji papierowej.
W praktyce oznacza to, że działy kadr muszą zapewnić:
– dostęp do Platformy Usług Elektronicznych ZUS,
– możliwość odbioru e-ZLA przez system kadrowy,
– przechowywanie elektronicznych wniosków urlopowych zgodnie z RODO.
Kary i sankcje za nieprzestrzeganie przepisów
Nowe regulacje przewidują surowsze kary za naruszenia w zakresie dokumentacji pracowniczej. Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy koncentrują się nie tylko na treści akt, ale także na sposobie ich przechowywania.
| Rodzaj naruszenia | Kary dotychczasowe | Kary od 2025 |
|---|---|---|
| Brak akt osobowych | do 30 000 zł | do 45 000 zł |
| Nieprzechowywanie dokumentów | do 5 000 zł | do 15 000 zł |
| Naruszenie RODO przy dokumentacji | do 20 000 zł | do 40 000 zł |
| Niewydanie świadectwa pracy | do 30 000 zł | do 30 000 zł |
Dodatkowo PIP może nakazać natychmiastowe usunięcie nieprawidłowości pod rygorem ponownej kontroli.
Jak przygotować firmę na zmiany?
Przede wszystkim warto przeprowadzić audyt obecnej dokumentacji. Sprawdź, czy:
– wszystkie akta osobowe są kompletne i prawidłowo opisane,
– system kadrowy umożliwia prowadzenie dokumentacji elektronicznej,
– pracodawca posiada podpis elektroniczny lub zaufany,
– wzory umów i informacji o warunkach zatrudnienia są zgodne z nowymi przepisami.
Eksperci radzą, aby nie odkładać wdrożenia na ostatnią chwilę. Zmiana formy prowadzenia akt to proces, który może zająć kilka miesięcy, zwłaszcza w firmach zatrudniających powyżej 100 osób.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Nowe przepisy nie obejmują wszystkich branż w ten sam sposób. Inne wymogi dotyczą firm zatrudniających pracowników tymczasowych, inne – instytucji publicznych. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z radcą prawnym lub skorzystać z poradników publikowanych przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Przepisy przejściowe pozwalają na stopniowe wdrażanie zmian, ale pełna zgodność z prawem powinna być osiągnięta najpóźniej do 30 czerwca 2025 roku. Do tego czasu firmy muszą dostosować swoje procedury – zarówno pod względem technicznym, jak i organizacyjnym.
Źródła i weryfikacja
Materiał przygotowano jako praktyczną notatkę redakcyjną. Przed decyzjami prawnymi, finansowymi lub urzędowymi sprawdzaj dane w źródle pierwotnym.
- Oficjalne źródła i weryfikacja redakcyjna