Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym najważniejsze informacje o zakończonym zatrudnieniu. Pracownik może go potrzebować między innymi u kolejnego pracodawcy, w urzędzie pracy albo przy ustalaniu uprawnień emerytalnych. Nie jest to opinia ani referencja — jego treść i zasady wydawania wynikają z przepisów.
Dokument warto sprawdzić od razu po otrzymaniu. Błąd dotyczący okresu zatrudnienia, wymiaru etatu lub wykorzystanego urlopu może później utrudnić ustalenie praw pracowniczych.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy
Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy pracodawca powinien wydać dokument w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z tą samą osobą kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni.
Wydania dokumentu nie można uzależniać od wcześniejszego rozliczenia się pracownika ze sprzętu, odzieży roboczej czy innych składników majątku firmy. Ewentualne roszczenia pracodawcy są odrębną sprawą.
Jeżeli przekazanie świadectwa pracownikowi lub upoważnionej osobie w dniu zakończenia zatrudnienia jest obiektywnie niemożliwe, pracodawca powinien dostarczyć je w ciągu siedmiu dni. Może zrobić to za pośrednictwem operatora pocztowego albo w inny sposób pozwalający doręczyć dokument.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy w ciągu siedmiu dni strony podpisują kolejną umowę o pracę. Pracodawca wydaje wtedy świadectwo na wniosek pracownika — papierowy lub elektroniczny. Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich zakończonych okresów, za które dokument nie został wcześniej sporządzony.
Co powinno znaleźć się w dokumencie
Zakres danych określają Kodeks pracy oraz rozporządzenie dotyczące świadectwa pracy. Dokument obejmuje informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego.
Należy sprawdzić przede wszystkim:
| Element | Co należy zweryfikować | Dlaczego ma znaczenie |
|---|---|---|
| Okres zatrudnienia | datę rozpoczęcia i zakończenia pracy | wpływa na potwierdzenie stażu |
| Wymiar czasu pracy | pełny etat lub właściwą część etatu | może mieć znaczenie przy ustalaniu uprawnień |
| Sposób rozwiązania umowy | tryb oraz podstawa prawna | jest istotny m.in. dla świadczeń dla bezrobotnych |
| Urlop wypoczynkowy | liczbę dni lub godzin wykorzystanych w danym roku | pomaga kolejnemu pracodawcy ustalić pozostały urlop |
| Inne okresy | m.in. urlop bezpłatny, rodzicielski lub niezdolność do pracy | mogą wpływać na późniejsze rozliczenia i świadczenia |
W świadectwie mogą pojawić się także informacje o zajęciu wynagrodzenia, pracy w szczególnych warunkach oraz okresach nieskładkowych uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.
Pracodawca nie powinien wpisywać do dokumentu dowolnych ocen pracownika, opisu konfliktów ani nieformalnego uzasadnienia zakończenia współpracy.
Świadectwo pracy z błędem — jak wystąpić o sprostowanie
Pracownik może wystąpić do byłego pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Termin wynosi 14 dni od otrzymania dokumentu. Wniosek może zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej.
W piśmie warto wskazać:
- datę otrzymania świadectwa;
- błędny albo brakujący zapis;
- prawidłową treść;
- dokumenty potwierdzające żądanie, na przykład umowę, aneks lub ewidencję urlopową;
- adres albo adres e-mail do odpowiedzi.
Pracodawca ma siedem dni od otrzymania wniosku na wydanie nowego dokumentu albo przekazanie informacji o odmowie sprostowania. W razie odmowy pracownik może wystąpić do sądu pracy. Na zgłoszenie żądania do sądu ma 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie.
Przekroczenie terminu nie zawsze ostatecznie zamyka drogę do działania. Kodeks pracy przewiduje możliwość przywrócenia terminu, jeżeli pracownik uchybił mu bez swojej winy. Ocena okoliczności należy jednak do sądu.
Co zrobić, gdy dokument nie został wydany
Najpierw warto skierować do pracodawcy pisemne wezwanie do niezwłocznego wydania świadectwa. Dobrze zachować kopię pisma i potwierdzenie jego doręczenia. Brak dokumentu można również zgłosić Państwowej Inspekcji Pracy.
Jeżeli uzyskanie świadectwa od pracodawcy jest niemożliwe, pracownik może zwrócić się do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do jego wydania. Kodeks pracy przewiduje także postępowanie o ustalenie uprawnienia do otrzymania świadectwa, gdy pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn nie można przeciwko niemu wytoczyć powództwa.
Pracownik, który poniósł szkodę z powodu niewydania dokumentu w terminie lub wydania błędnego świadectwa, może dochodzić odszkodowania na zasadach określonych w Kodeksie pracy. Sam błąd nie oznacza jednak automatycznej wypłaty — trzeba wykazać szkodę oraz jej związek z działaniem pracodawcy.
Lista kontroli po otrzymaniu świadectwa
Po odebraniu dokumentu należy porównać go z umowami, aneksami, wypowiedzeniem i własną dokumentacją urlopową. Szczególnej uwagi wymagają daty, wymiar etatu, podstawa rozwiązania umowy oraz wykorzystany urlop.
Aktualne zasady najlepiej sprawdzić w Kodeksie pracy w Elektronicznym Dzienniku Ustaw (źródło: https://eli.gov.pl/eli/DU/1974/141/ogl) oraz w obowiązującym rozporządzeniu dotyczącym świadectwa pracy. W razie sporu pomoc można uzyskać w Państwowej Inspekcji Pracy, u prawnika albo w związku zawodowym. Przepisy i wzór dokumentu mogą być nowelizowane, dlatego przed złożeniem wniosku warto potwierdzić ich aktualne brzmienie.
Źródła i weryfikacja
Materiał przygotowano jako praktyczną notatkę redakcyjną. Przed decyzjami prawnymi, finansowymi lub urzędowymi sprawdzaj dane w źródle pierwotnym.
- Oficjalne źródła i weryfikacja redakcyjna