Świadectwo pracy: terminy, obowiązkowe informacje i poprawianie błędów

Świadectwo pracy to dokument podsumowujący zakończone zatrudnienie. Nie jest opinią ani listem polecającym — zawiera przede wszystkim informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Warto sprawdzić je od razu po otrzymaniu, ponieważ na wystąpienie do pracodawcy o sprostowanie błędów co do zasady jest 14 dni.

Obowiązek wydania dokumentu wynika z Kodeksu pracy. Pracodawca nie może uzależniać jego przekazania od wcześniejszego rozliczenia sprzętu, identyfikatora, odzieży roboczej czy innych rzeczy należących do firmy.

Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy

Dokument powinien zostać wydany w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza zawrzeć z tą samą osobą kolejnej umowy o pracę w ciągu siedmiu dni.

Jeżeli przekazanie świadectwa pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym dniu nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca ma siedem dni na przesłanie dokumentu lub doręczenie go w inny sposób.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy strony zawierają kolejną umowę przed upływem siedmiu dni. W takim przypadku dokument dotyczący zakończonej umowy wydaje się na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Pracownik może zażądać świadectwa dotyczącego poprzedniej umowy albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które go dotąd nie otrzymał. Pracodawca ma na realizację takiego wniosku siedem dni.

Co zawiera świadectwo pracy

Zakres informacji określają Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. W dokumencie powinny znaleźć się między innymi:

• okres lub okresy zatrudnienia;
• wymiar czasu pracy;
• rodzaj wykonywanej pracy albo zajmowane stanowiska i pełnione funkcje;
• tryb oraz podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;
• informacje o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym;
• dane dotyczące urlopu bezpłatnego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego, jeśli dotyczą pracownika;
• liczba dni zwolnienia od pracy wykorzystanego na opiekę nad dzieckiem;
• okresy nieskładkowe przypadające w czasie zatrudnienia;
• informacja o zajęciu wynagrodzenia za pracę;
• inne dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Na żądanie pracownika w świadectwie zamieszcza się również informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Dokument nie powinien zawierać swobodnej oceny pracownika, opisu konfliktów w firmie ani powodów zwolnienia wykraczających poza wymagane informacje o trybie i podstawie prawnej zakończenia zatrudnienia.

Świadectwo pracy — co sprawdzić po otrzymaniu

Najpierw należy porównać dokument z umowami, aneksami, wypowiedzeniem lub porozumieniem rozwiązującym umowę oraz własną dokumentacją urlopową. Znaczenie mogą mieć nawet pozornie drobne różnice.

Szczególnej kontroli wymagają:

Daty zatrudnienia — powinny odpowiadać rzeczywistemu okresowi pozostawania w stosunku pracy.
2. Wymiar etatu — błędny wpis może utrudnić późniejsze dokumentowanie przebiegu zatrudnienia.
3. Stanowiska — należy sprawdzić ich nazwy oraz okresy wykonywania poszczególnych rodzajów pracy.
4. Sposób zakończenia umowy — dokument musi wskazywać właściwy tryb i podstawę prawną.
5. Urlopy i inne nieobecności — dane te mogą wpływać na uprawnienia u kolejnego pracodawcy lub w instytucjach ubezpieczeniowych.
6. Okresy szczególne — przykładowo urlop bezpłatny, wychowawczy albo praca w szczególnych warunkach, jeśli taka informacja powinna zostać wykazana.

Świadectwo należy zachować także po podjęciu kolejnej pracy. Może być potrzebne przy ustalaniu stażu pracowniczego, prawa do urlopu, świadczeń lub emerytury.

Jak złożyć wniosek o sprostowanie

Pracownik, który zauważy nieprawidłowość, może wystąpić do byłego pracodawcy o sprostowanie dokumentu. Termin wynosi 14 dni od otrzymania świadectwa.

We wniosku warto wskazać:

• datę i miejsce sporządzenia pisma;
• dane pracownika i byłego pracodawcy;
• datę otrzymania świadectwa;
• dokładny punkt zawierający błąd;
• prawidłową treść wpisu;
• krótkie uzasadnienie;
• dokumenty potwierdzające żądanie, jeżeli pracownik je posiada;
• sposób, w jaki pracodawca ma przekazać odpowiedź.

Wniosek można złożyć w sposób pozwalający potwierdzić datę doręczenia, na przykład osobiście za pokwitowaniem, przesyłką rejestrowaną albo elektronicznie. Należy zachować kopię pisma i dowód jego przekazania.

Pracodawca ma siedem dni na zawiadomienie pracownika o uwzględnieniu wniosku albo odmowie sprostowania. Po uwzględnieniu żądania powinien wydać nowy dokument. Jeżeli odmawia poprawienia świadectwa, pracownik może wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Co do zasady ma na to 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie.

Co zrobić, gdy dokument nie został wydany

Najpierw warto skierować do byłego pracodawcy pisemne wezwanie do wydania świadectwa. Powinno ono wskazywać datę zakończenia stosunku pracy i adres, na który dokument ma zostać przesłany.

Jeżeli wezwanie nie przyniesie skutku, pracownik może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy lub dochodzić swoich praw przed sądem pracy. Kodeks pracy przewiduje również możliwość żądania odszkodowania, jeżeli niewydanie dokumentu w terminie spowodowało szkodę polegającą na pozostawaniu bez pracy. Samo opóźnienie nie oznacza jednak automatycznie przyznania odszkodowania — pracownik musi wykazać szkodę i jej związek z brakiem świadectwa.

Praktyczne kroki po zakończeniu zatrudnienia

Po otrzymaniu dokumentu najlepiej wykonać trzy czynności: porównać dane z umowami i rozliczeniem urlopu, zapisać datę odbioru oraz sporządzić kopię przechowywaną poza miejscem pracy. Jeśli pojawi się błąd, nie należy ograniczać się do rozmowy telefonicznej — pisemny wniosek ułatwia udokumentowanie terminu i treści żądania.

Aktualną treść przepisów można sprawdzić w oficjalnym tekście Kodeksu pracy w Internetowym Systemie Aktów Prawnych. Szczegółowy wzór i zakres dokumentu określa rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Przy sporze dotyczącym dat, podstawy rozwiązania umowy lub przekroczenia terminów warto skonsultować dokumenty z Państwową Inspekcją Pracy, związkiem zawodowym albo prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.