Świadectwo pracy: termin wydania, treść i sprostowanie błędów

Świadectwo pracy to dokument wydawany w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Nie jest opinią ani referencją od pracodawcy. Potwierdza między innymi okres zatrudnienia, zajmowane stanowiska oraz sposób zakończenia umowy. Dane te mogą być potrzebne kolejnemu pracodawcy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych albo urzędowi pracy.

Dokument warto sprawdzić od razu po otrzymaniu. Nieprawidłowy wymiar etatu, okres zatrudnienia lub informacja o wykorzystanym urlopie mogą później utrudnić ustalanie uprawnień pracowniczych i świadczeń.

Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca powinien wydać dokument w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza zawrzeć z pracownikiem kolejnej umowy o pracę w ciągu siedmiu dni.

Gdy przekazanie świadectwa w tym dniu jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca ma siedem dni na przesłanie go pocztą albo doręczenie w inny sposób. Dokument może mieć postać papierową lub elektroniczną.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy strony kontynuują zatrudnienie na podstawie kolejnej umowy zawartej w ciągu siedmiu dni. Pracodawca nie musi wtedy automatycznie wystawiać świadectwa po każdej zakończonej umowie. Pracownik może jednak złożyć wniosek o wydanie dokumentu obejmującego zakończone okresy zatrudnienia. Pracodawca powinien zrealizować taki wniosek w ciągu siedmiu dni.

Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od wcześniejszego rozliczenia sprzętu, odzieży roboczej, zaliczki czy innych zobowiązań pracownika.

Co powinno zawierać świadectwo pracy

Zakres danych określają Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Dokument obejmuje informacje niezbędne do ustalenia praw wynikających z zatrudnienia i ubezpieczeń społecznych.

Świadectwo może zawierać również informacje o okresach nieskładkowych, zajęciu wynagrodzenia, wykorzystaniu określonych uprawnień rodzicielskich czy pracy w szczególnych warunkach — jeżeli dotyczą danego pracownika.

Na żądanie pracownika pracodawca zamieszcza także informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Żądanie najlepiej przekazać w formie pozwalającej zachować dowód jego złożenia.

Czego nie należy mylić z oceną pracownika

W dokumencie nie powinny znaleźć się swobodne oceny jakości pracy, uwagi o konfliktach ani opinie przełożonego. Podanie trybu oraz podstawy prawnej zakończenia zatrudnienia nie jest jednak taką oceną — to obowiązkowy element świadectwa.

Warto uważnie zweryfikować tę część dokumentu. Inne skutki może mieć rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, wypowiedzenie przez pracownika, wypowiedzenie przez pracodawcę czy rozwiązanie bez wypowiedzenia. Zapis powinien odpowiadać temu, jak stosunek pracy faktycznie się zakończył.

Jak sprostować błąd w świadectwie pracy

Pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa. We wniosku należy dokładnie wskazać błędny zapis, zaproponować prawidłową treść i — jeżeli to możliwe — dołączyć dokumenty potwierdzające stanowisko pracownika.

Przykładowe załączniki to umowa o pracę, aneks zmieniający wymiar etatu, wypowiedzenie, porozumienie rozwiązujące umowę lub dokumentacja urlopowa.

Jeżeli pracodawca uwzględni wniosek, powinien wydać nowe świadectwo w ciągu siedmiu dni. W przypadku odmowy pracownik ma 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie na wystąpienie do sądu pracy z żądaniem sprostowania.

Przekroczenie terminu nie zawsze zamyka drogę do działania. W uzasadnionych okolicznościach można wnioskować o przywrócenie terminu, ale wymaga to wykazania, że uchybienie nastąpiło bez winy pracownika.

Co zrobić, gdy dokumentu nie wydano

Najpierw warto wysłać pracodawcy pisemne wezwanie do wydania świadectwa i zachować potwierdzenie doręczenia. Jeżeli to nie przyniesie skutku, pracownik może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy lub wystąpić do sądu pracy.

Kodeks pracy przewiduje również możliwość dochodzenia odszkodowania za szkodę spowodowaną niewydaniem w terminie albo wydaniem nieprawidłowego świadectwa. Nie jest ono przyznawane automatycznie: pracownik musi wykazać szkodę oraz jej związek z uchybieniem pracodawcy. Odszkodowanie odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż sześć tygodni.

Kontrola dokumentu krok po kroku

Po otrzymaniu świadectwa należy porównać je z umowami, aneksami i dokumentem kończącym zatrudnienie. Szczególnej kontroli wymagają daty, wymiar czasu pracy, stanowiska, tryb rozwiązania umowy oraz dane o wykorzystanych urlopach.

Przepisy i wzory dokumentów mogą być nowelizowane. Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić aktualne brzmienie Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy w Elektronicznym Dzienniku Ustaw. W sprawie spornej pomoc można uzyskać w Państwowej Inspekcji Pracy, związku zawodowym albo u prawnika zajmującego się prawem pracy.